Salariés ACSG
Cette année pour fluidifier les échanges et donner une garantie plus forte aux collaborateurs de pérenniser l’archivage de leur dossier ressources humaines, ACSG (Archivage Conseil Stockage Gestion) a doté son équipe de la solution YaKaNum !
Ainsi chaque membre du personnel dispose de son dossier RH sécurisé et peut y conserver en toute sérennité ses bulletins de salaires et annexes (notes de frais, relevé d’heures supplémentaires), son contrat de travail, ses habilitations et certifications, son suivi de médecine du travail, ses entretiens de progrés…
Les collaborateurs ont ainsi la certitude que les documents les concernant sont en lieu sûr tout en étant accessibles partout et tout le temps à l’aide d’une simple connexion internet.
L’équipe dispose d’une solution fiable et intuitive, ses données sont hébergées en France et protéger en conformité avec le RGPD (règlement général de protection des données).
Les documents versés dans YaKaNum sont en format pdfA, signés électroniquement et horodatés ce qui garantit leur fidélité à l’original, leur intégrité et assure la traçabilité du document tout au long de son cycle.
Quelques illustrations concrétes de son utilisation et de l’utilité de cette solution pour nos salariés :
- Un salarié basé habituellement en région se rend au siège social pour son entretien annuel, il souhaite revoir les objectifs fixés lors du précédent entretien une simple recherche dans YaKaNum va répondre à sa demande !
- Un autre souhaitant liquider ses droits à la retraite doit fournir des bulletins de paie pour certaines périodes travaillées sur demande de l’administration, un clic et il a accès à ses éléments, il peut ainsi les transmettre par mail ou les éditer pour justifier de la période concernée !
YaKaNum a ainsi permis de virtualiser le dossier individuel RH et d’offrir aux salariés ACSG une solution innovante à valeur probante.
Expert-comptable
Monsieur Hubert P. nous a rencontré lors d’une consultation en recherche d’une solution lui permettant de se rendre chez ses clients sans dossier !
Cahier des charges succinct de cet expert-comptable :
- une solution fiable, rapide et permettant un accès à ses dossiers de gestion client partout et tout le temps…
Après une présentation commerciale et une étude personnalisée, YaKaNum a parfaitement répondu aux besoins exprimés par ce directeur de cabinet et ses collaborateurs.
Résultat : Aucun investissement à budgéter ou à réaliser !
Une souscription d’abonnement sans engagement de durée et une simple connexion internet lui ont permis de bénéficier de YaKaNum.
Les documents constituant les dossiers étant nativement numériques un simple glissé/déposé a parmi leur intégration dans notre solution.
Une arborescence par client a été choisie notamment pour les partages de dossiers en lien distant mais n’est pas obligatoire car le moteur de recherche de YaKaNum est redoutable en efficacité.
La mise à disposition et la consultation de ses dossiers de travail ont été possibles dès la prise de décision.
Monsieur Hubert P reste le superviseur des données archivées sur YaKaNum et gère les accès utilisateurs permettant l’accès aux collaborateurs sur tout ou partie des dossiers de gestion client.
Il a par exemple attribué des droits d’accès et de consultation à Mme Karine M. pour le répertoire Ressources Humaines car elle assure la mission paie, Mme Sandrine S. a accès aux écritures comptables fournisseurs et banque des clients de son portefeuille….
Le post-it électronique permet des annotations qui facilitent le travail collaboratif tout en préservant l’intégrité des documents qui ne sont plus modifiables une fois versés.
Monsieur Hubert P. a un rapport d’activité complet périodiquement qui lui permet de voir quels documents ont été consulté, partagé, versé…
Les dossiers de gestion client peuvent être consultés partout et tout le temps à partir d’un ordinateur, d’une tablette et même d’un smartphone.
YaKaNum a permis à cet expert-comptable et toute son équipe de se déplacer avec 0 papier et d’avoir à portée de clic leurs dossiers de travail !
Expert judiciaire
Il y a quelques mois Monsieur Jean-Marie D. a eu l’opportunité d’utiliser notre solution YaKaNum pour du recouvrement de créances et cette expérience s’est révélée très concluante !
En effet, dans le cadre de cette mission il y avait une masse de données de facturation colossale (25 000 factures) à traiter y compris de la facturation à l’international avec des recherches de produits et une numérotation de factures complexe. Des recherches « manuelles » par chrono fournisseurs classiques à partir des éditions papiers auraient été longues et fastidieuses or le temps presse dans le recouvrement de créance…Le temps estimé pour ces recherches de pièces à partir des chrono papier a été évalué à 10 recherches / Jour.
Il fallait être plus efficient nous avons donc proposé YaKaNum avec une phase initiale de dématérialisation des 25 000 pièces comptables et un traitement de l’image adapté.
En définissant avec notre client les champs de recherches pertinents et en numérisant les lots y compris en d’autres langues que le Français, nous avons ainsi pu permettre la transmission des pièces en France et à l’international pour d’autres intervenants en 72h pour remonter les créances sur la globalité des 25 000 pièces.
YaKaNum a été déployée et personnalisée en 24 heures pour Monsieur Jean-Marie D. après numérisation des pièces.
Aucun investissement matériel n’a été nécessaire, une simple connexion internet pour accéder à YaKaNum et la mise à disposition et consultation des factures étaient possibles.
Les factures faisant l’objet de créances ont été isolées grâce aux recherches multicritères et multiniveaux que permettent notre solution.
Le temps de réponse très rapide, la sécurité concernant l’accès à ces documents, la fiabilité et l’intégrité des documents en PDF/A ont été autant d’arguments clés pour choisir cette solution.
Les déclarations de créances ont pu être générées rapidement et les pièces comptables partagées très simplement grâce à des liens distants envoyés aux différents experts.
Les documents ont ainsi pu être consultés partout et tout le temps pour les personnes habilitées jusqu’au terme de la mission.
La traçabilité et l’intégrité de ces factures grâce à l’horodatage, scellement des données et signature garantissent leur valeur probante.
YaKaNum garantit enfin l’archivage de ses données de façon pérenne et durable et satisfait aux obligations de conservation des pièces conformément aux durées légales.
Monsieur Jean-Marie D. utilise aujourd’hui YaKaNum quotidiennement pour sa facilité d’utilisation et sa rapidité, il a souscrit un abonnement sans engagement et adapté aux données hébergées !